Digitalizarea totală este o etapă al cărei final nici măcar nu se întrezăreşte într-un orizont îndepărtat. Până când vom ajunge ca la o simplă apăsare de buton tactil să avem acces la arhiva personală sau profesională de documente şi amintiri trebuie să ne descurcăm cu depozitarea hârtiilor. În multe situaţii îţi sunt solicitate documente importante la care dacă nu ai acces ai parte de un efort de căutare, de nervi, întârzieri şi termene amânate. Iată cum poţi eficientiza arhiva de documente importante de care ai nevoie.
Mobilierul potrivit
Dacă nu doreşti să umpli blatul biroului, sertarele şi spaţiul de la picioare cu mii şi mii de hârtii va trebui să comanzi mobilierul potrivit. În funcţie de natura arhivei, acesta poate fi din rafturi deschise sau închise, cu sistem de securitate sau control al temperaturii şi umidităţii, în special în cazul documentelor vechi, sensibile la lumină şi căldură. Alege un anumit perete din camera de lucru şi îmbracă-l integral în rafturi de bibliotecă. Accesul la zonele mai înalte se poate face cu o scară de bibliotecar.
Bibliorafturi
Biblioraftul este primul produs de papetărie care îţi vine în minte atunci când te gândeşti la păstrarea documentelor. Poţi aşeza în ele hârtii pe care le foloseşti doar ocazional. Marele avantaj este că poţi scrie pe cotor ceea ce conţine fiecare în parte. Cu cât eşti mai organizat în redactarea fiecărui opis, cu atât te vei descurca mai uşor cu o mare de bibliorafturi care te înconjoară.
Importanţa unui opis eficient
Accesul la documentele pe care le arhivezi depinde în mare măsură de felul în care le aranjezi. Stabileşte un sistem pe care îl poţi chiar inventa, cu condiţia să-l stăpâneşti bine. Aşază documentele în funcţie de importanţă, criteriu ce poate fi diferenţiat cu ajutorul culorilor, de la roşu până la verde, spre exemplu. Hârtiile curente, de care ai nevoie frecvent, trebuie să fie la îndemână. Cele pe care le arhivezi doar pentru eventualitatea unui control anual sau mai rar pot fi aşezate cu uşurinţă chiar şi în alte camere, pentru a nu aglomera biroul. Cu timpul vei începe să memorezi fiecare zonă a bibliotecii în parte, apoi fiecare raft, fiecare biblioraft şi conţinutul fiecărui dosar mai important.
Transport sau depozitare pe termen lung
Dacă trebuie să muţi o arhivă sau le aşezi într-o cameră fără a avea nevoie să umbli la ele o lungă perioadă, soluţia este să apelezi la cutii de carton pentru depozitarea documentelor. Acestea sunt compacte, eficiente şi poţi scrie pe ele opisul conţinut. În momentul în care ai nevoie de un anumit document, intri în cameră, identifici cutia, deschizi documentul, îl foloseşti şi îl aşezi la loc. Marele avantaj al cutiilor de dimensiuni mari este că nu au nevoie de mobilier. Le poţi stivui pur şi simplu într-o cameră cu condiţii potrivite de umiditate şi temperatură. Întrucât vorbim despre hârtie, respectarea acestor reguli este esenţială pentru prevenirea deteriorării documentelor.
Cum protejezi documentele
Hârtia rezistă pe termen lung doar dacă este protejată de factori externi. Mansardele sau subsolurile, în care se constată diferenţe mari de temperatură, cu umiditate ridicată, ies din calcul în acest caz. La fel spaţiile predispuse la inundaţii. Din acest motiv rafturile de bibliotecă nu pornesc de la nivelul pardoselii, ci câteva zeci de centimetri mai sus. Insectele şi rozătoarele sunt alţi duşmani naturali ai hârtiilor. Dacă respecţi câteva reguli, arhiva familiei sau a firmei tale va fi în siguranţă vreme îndelungată. Pentru actele cu adevărat importante există cutii şi chiar huse cu proprietăţi dovedite antifoc şi antiumezeală.
Documentele personale şi profesionale sunt importante datorită datelor pe care le conţin. Fie că le depozitezi pentru a-ţi organiza casa sau camera de lucru sau pentru a avea acces la ele în cazul unui control, aşezarea acestora în deplină siguranţă este o măsură pe care o iei pentru liniştea ta personală.
